- Pracovníci ÚCK byli podrobně seznámeni se zprávou Komise pro vnitřní personální audit.
- Bylo rozhodnuto požádat firmu CMI (K. Švecová, D. Potočková) o spolupráci při plnění opatření doporučených v závěrečné Zprávě. Opatření měla být zaměřena na oblast komunikace, řízení, strategického plánování, kontroly a vzdělávání.
- Všichni vedoucí oddělení se scházejí 1 x týdně k pracovním poradám. Tyto porady navazují na výstup ze zasedání synodní rady a zabývají se dalšími aktuálními i dlouhodobými záležitostmi ÚCK. Úkoly, které vyplývají z těchto porad, jsou průběžně plněny a kontrolovány na základě zápisu z minulé porady vždy na počátku další porady.
- Vedoucí oddělení svolávají pracovníky svých oddělení k týmovým poradám podle potřeb oddělení. Periodicita těchto porad je v kompetenci vedoucích, porady jsou pravidelné a zajišťují lepší komunikaci a informovanost uvnitř oddělení.
- Všichni zaměstnanci ÚCK se scházejí 1 x měsíčně k pracovním poradám. V zájmu lepší informovanosti o činnostech a práci jednotlivých oddělení ÚCK jsou tyto porady ve své druhé části věnovány postupně všem oddělením, která mají možnost prezentovat svou práci i své plány celé kanceláři. Během osmi měsíců se tak vzájemně měla možnost představit všechna oddělení. V zájmu kontinuity informovanosti budeme v ÚCK v této praxi pokračovat.
V září 2003 se uskutečnil workshop na úrovni vedení ÚCK v podobě jednodenního semináře v Kolovratech u Prahy. Výsledkem byla analýza vzdělávacích potřeb ÚCK ČCE.
CMI předložila návrh vzdělávacího programu v oblasti manažerských a komunikačních dovedností a návrh vzdělávacích modulů. Po zvážení především finančních (cena činí 32.000,- Kč za jeden výcvikový den), ale i časových možností ÚCK bylo rozhodnuto prozatím navrhované moduly neobjednávat a soustředit se na odstranění zjištěných nedostatků v ÚCK vlastními silami. Půjde především o:
- zdokonalení vzájemné informovanosti oddělení ÚCK
- organizaci jazykových kurzů pro všechny zaměstnance s ohledem na jejich pracovní zařazení
- individuální odborná školení podle potřeb oddělení
Ve spolupráci s personálním oddělením byl navržen program dalšího vzdělávání pracovníků podle potřeb ÚCK, především v oblasti jazykového vybavení a dovedností při práci s PC, ale i v dalších oblastech.
Probíhá jazyková výuka – angličtina a němčina, jíž se účastní 20 zaměstnanců ÚCK. Výuka je členěna podle stupně znalostí a probíhá v ÚCK dvakrát týdně po 45 minutách.
- Na doporučení posílit kompetence vedoucích pracovníků ve vztahu k synodní radě byly navrženy a projednány kompetence v jednotlivých referátech SR a odděleních ÚCK a návrh byl předložen synodní radě ke schválení. Synodní rada tento návrh schválila.
- Bylo provedeno výběrové řízení na pozici vedoucí/ho ekonomického oddělení a vedoucí/ho stavebního oddělení ÚCK s okamžitým nástupem. Po nástupu nové vedoucí ekonomického oddělení a nového vedoucího stavebního oddělení byla vytvořena dvě samostatná oddělení a práce obou těchto oddělení je postupně plně konsolidována:
- byla provedena inventura nákladů za minulé období podle jednotlivých středisek; SR projednala s vedoucími středisek možná rozpočtová omezení a bylo přikročeno k restriktivním opatřením při tvorbě rozpočtu
- návrh rozpočtu na rok 2004 byl předložen SR v březnu t.r.
- byla vypsána a provedena inventarizace nemovitého majetku za účelem zaúčtování technického zhodnocení (podklad pro odpisy a daňové přiznání - plnění usnesení synodu)
- byla vypsána a provedena pravidelná roční inventarizace movitého majetku povšechného sboru
- byla provedena kontrola seznamů majetku ČCE předložených MK jako podklad pro vypořádání restitučních nároků; nesrovnalosti ve zjištěných skutečnostech jsou ve spolupráci s Katastrálním úřadem a farními sbory ČCE postupně odstraňovány
- pracovníci ekonomického oddělení prošli školením v souvislosti se zákonnými úpravami při tvorbě mezd a v účetnictví
- protože nelze dále zvyšovat celkový počet zaměstnanců ÚCK, bude 1 pracovník z oddělení mezd převeden na práce v účtárně
- Počítačová síť byla uvedena do stavu popsaného vnitřní směrnicí pro používání výpočetní techniky a pracovníkům bylo doporučeno doplnění chybějících znalostí a dovedností při práci s PC.
- Postupně byly vytvořeny chybějící směrnice pro oblast účetnictví, hospodaření ÚCK, pro používání motorových vozidel a další. Všechny směrnice jsou konzultovány s ekonomickými a právními poradci.
Synodní rada a vedení ÚCK průběžně sledují dodržování všech směrnic, zejména směrnice pro vykonávání dispozičního oprávnění a směrnice pro kontrolu a oběh účetních dokladů, které jasně vymezují povinnosti spolupracujících subjektů v ÚCK (viz kritická připomínka v závěrečné Zprávě o malém personálním auditu).
- Vedení ÚCK navrhuje co nejdříve vytvořit spisové oddělení s kvalifikovaným pracovníkem a samostatným pracovištěm (kanceláří). Tento pracovník by podléhal přímo vedoucímu tajemníkovi ÚCK a jeho činnost by metodicky vedl vedoucí archivu. V současné době se hledá vhodná kancelář a vhodný pracovník.
- ÚCK se synodní radou ČCE uspořádaly třídenní společné výjezdní zasedání. Záměrem bylo shrnout a posoudit dosavadní společnou práci v prvních měsících po uvedení nové synodní rady do úřadu. Součástí zasedání byl poznávací a vzdělávací program a reflexe pracovních a kolegiálních vztahů v ÚCK. Byl konstatován pokrok ve vývoji vzájemné komunikace uvnitř kanceláře. Bylo jednoznačně vyjádřeno že ÚCK je servisním pracovištěm ČCE, které plní úkoly stanovené synodem, synodní radou a předsednictvem synodu. Farním sborům a seniorátům poskytuje služby, informace, pokyny, teoretické podklady a doporučení. Vede osobní a mzdovou agendu kazatelů ČCE a zaměstnanců povšechného sboru.